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A nota fiscal para e-commerce é fundamental para o sucesso das vendas. Afinal, ela é um recurso importante para que a empresa esteja regularizada e também possa ter a oportunidade de crescer de forma sustentável. Além disso, ao emitir a nota fiscal (NF), você ainda pode vender para outras empresas, alcançando um número maior de consumidores.
Para emitir a nota fiscal eletrônica (NFe) para e-commerce, é preciso seguir uma série de passos. Apesar da burocracia, esse processo pode trazer uma série de benefícios para o negócio.
Para ajudar você a saber tudo sobre nota fiscal para e-commerce, preparamos este artigo. Confira!
O que é nota fiscal para e-commerce?
A nota fiscal para e-commerce é um documento que comprova junto aos órgãos públicos a comercialização dos produtos. No caso do e-commerce, a nota fiscal utilizada é a eletrônica, que foi criada para substituir o modelo de papel.
A NFe tem a mesma validade jurídica que a nota fiscal tradicional, mas como você pode imaginar, segue as tendências de modernização das empresas, impulsionada pelas mudanças trazidas pela transformação digital.
Assim, no âmbito jurídico e fiscal, a NFe tem por finalidade fazer o registro dos valores da venda de uma empresa. Também serve para recolher, de forma correta, os tributos devidos de uma pessoa jurídica.
Outra função da nota fiscal, seja ela física ou eletrônica, é regularizar situações em que não existem vantagens de caráter financeiro para a empresa em questão, como é o caso de doações e empréstimo de bens. Neste caso, o fato deve ser registrado da mesma forma que as operações de vendas.
Quem pode emitir nota fiscal?
Qualquer empresa com o CNPJ ativo pode fazer a emissão de Nota Fiscal. Também é preciso ter um certificado eletrônico e se cadastrar na Secretaria da Fazenda (SEFAZ), como veremos detalhadamente ao longo deste artigo.
A depender da demanda da empresa de e-commerce, o próprio dono pode emitir as notas fiscais. Mas, caso esteja à frente de um negócio maior, é interessante contar com um profissional para fazer essa função.
Qual a importância da nota fiscal para o e-commerce?
Primeiramente, vale reforçar que a obrigação de emitir nota fiscal não é para toda pessoa jurídica, já que a legislação prevê que o MEI não é obrigado a emitir nota fiscal para os clientes que são pessoas físicas. Contudo, é sempre válido oferecer a emissão da nota fiscal quando o cliente for uma pessoa jurídica.
Já os e-commerces que estão cadastrados em modalidades diferentes do MEI, precisam emitir a NFe para os seus consumidores, não importando se esses são pessoas físicas ou jurídicas.
A versão eletrônica da nota fiscal de serviço consegue atender a fins de controle tributário, que é referente às transações comerciais de serviços e produtos.
Assim, garantem que o negócio está seguindo todas as regras fiscais obrigatórias e ainda está preparado para a ampliação das atividades do seu negócio com mais profissionalismo.
Portanto, emitir a NF é fundamental para que os negócios estejam regularizados e também possam se desenvolver.
Como fazer a emissão da nota fiscal de serviço para e-commerce?
A nota fiscal para e-commerce tem a função de registrar a operação de venda e/ou faturamento de produtos da empresa. Por esse motivo, a nota fiscal para e-commerce tem relação com a cobrança do Imposto sobre Produtos Industrializados, o chamado IPI, e do Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS). Toda a operação é regulada pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada unidade da federação.
É necessário emiti-la e também assegurar que, na entrega, a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) seja enviado.
Como boa prática, a nota fiscal para e-commerce deve conter a chave de acesso ao documento. Com isso, o cliente consegue fazer as consultas das informações via web, e também o acompanhamento da mercadoria na transportadora.
Na hora de fazer a emissão de uma nota de venda, você deve informar os dados do emitente e também do destinatário, além de descrever o produto, além de informar outros dados que julgar importante.
Quando a empresa opta por adotar um sistema de emissão de nota fiscal, todas essas informações já ficam à sua disposição. Dessa maneira, é possível economizar tempo com digitação.
No caso do e-commerce, a emissão de nota fiscal é uma exigência da Lei Federal n. 8.846/1994. De acordo com a normativa, o vendedor, não importando o preço da mercadoria, tem por obrigação enviar a nota fiscal. Com isso, a empresa consegue comprovar que o produto foi adquirido pelo valor combinado.
Portanto, a nota fiscal para e-commerce também é uma garantia de segurança e comodidade para o empreendedor, que terá como comprovar perante a lei toda a negociação efetuada com o cliente.
Veja, a seguir, o passo a passo para fazer a emissão da nota fiscal para e-commerce!
Faça a inscrição do CNPJ da empresa
Para poder emitir a nota fiscal, você vai precisar abrir uma empresa, ou seja, vai precisar de um CNPJ, que é a abreviação para Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. Isso pode ser feito no portal da Receita Federal.
Caso o empreendedor esteja começando, é indicado se cadastrar como MEI e, para isso, é preciso fazer o cadastro no Portal do Empreendedor. Pelo portal, é possível fazer a abertura da empresa em apenas alguns minutos, sem burocracia. Os passos a seguir valem para todas as empresas.
Adquira um certificado digital
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Para assinar a nota fiscal eletrônica, é necessário ter um certificado digital. Esse documento eletrônico, nada mais é do que uma senha que tem como objetivo fazer a identificação da identidade do usuário ou empresa. Assim, somente as pessoas que possuem a senha podem validar e NFe e, dessa forma, efetivar a transação de emissão da nota fiscal e, consequentemente, concretizar a venda.
Os certificados digitais possuem modelos diferentes, e você pode escolher àquele que melhor atenda às suas necessidades. Acompanhe!
- modelo A1 (arquivo digital) e;
- A3 (cartão ou token).
Todos os dois modelos funcionam como uma assinatura digital que possui validade jurídica. Você pode emitir o certificado digital em diversas instituições no Brasil, como no Serasa, no SPC Brasil e até nos Correios.
Faça o credenciamento na Secretaria da Fazenda
Depois de emitir o certificado digital da empresa, o próximo passo é fazer o registro na Secretaria da Fazenda (Sefaz). Cada estado possui as suas particularidades para fazer o cadastro, por isso, é importante estar atento e verificar a documentação necessária para se inscrever. Na maioria dos estados, é possível fazer todo o processo acessando o site da instituição.
Integre com a plataforma
O próximo passo é fazer alguns testes de integração para verificar se o sistema da secretaria é compatível com o seu software de emissão de nota fiscal.
É esperado que tudo funcione da forma correta e, neste caso, você só precisa finalizar o cadastro e começar a emitir as notas fiscais do seu e-commerce.
Contar com um sistema eficiente de emissão de nota fiscal no e-commerce é fundamental, já que as mercadorias só podem circular, ou seja, serem transportadas, com as notas fiscais.
Além disso, os softwares de emissão de nota fiscal trazem diversos benefícios, a exemplo de uma organização mais eficiente para a emissão das NFes. Você também passa a fazer uma melhor gestão financeira do seu negócio.
Portanto, contar com uma ferramenta de emissão de nota fiscal é de fundamental importância para que as transações sejam realizadas com sucesso no seu e-commerce.
Outra vantagem é que, ao fazer uso de um sistema de gestão, o lançamento dos dados na nota fiscal passa a ser automático, e com isso, você economiza bastante tempo com a digitação manual, além de diminuir as chances de erros.
É importante que você saiba que, ao despachar os produtos para entrega, os mesmos precisam ser acompanhados do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que é um documento simplificado da nota fiscal de venda.
Mantenha a organização
Uma boa organização das notas fiscais do e-commerce é fundamental para a gestão do fluxo de caixa, o que envolve os pagamentos recorrentes. Além disso, as notas fiscais emitidas estarão à sua disposição por até 180 dias no sistema. Logo, é preciso se organizar para garantir que elas sejam arquivadas de modo correto, facilitando o acesso a elas sempre que necessário.
Para isso, você pode criar pastas e separá-las por data. Outra ação importante é fazer cópias desses documentos, pois se o computador der algum defeito, você garante o acesso aos dados de outra máquina.
É importante lembrar que a nota fiscal eletrônica traz diversos tipos de vantagens para empresas e governo, mas continua sendo responsabilidade do emissor armazená-las de forma correta, a fim de se evitar transtornos no futuro.
Quais as vantagens da nota fiscal eletrônica?
Se comparada a nota fiscal de papel, a nota fiscal eletrônica é capaz de tornar o processo de processamento de dados e fiscalização mais rápido e eficiente. Com isso, também é possível reduzir de maneira contundente toda a burocracia dos processos de recolhimento de impostos, por exemplo.
Contudo, as vantagens não param por aí. Confira a seguir!
Regularização perante os órgãos de fiscalização
Estar em dia com as entidades tributárias e fiscais é fundamental para o bom funcionamento do negócio, e essa é a vantagem mais significativa quando o assunto é nota fiscal eletrônica para e-commerce. Com a NFe, é possível focar a atenção em outros assuntos do negócio, como dedicar tempo para criar estratégias para o aumento das vendas e fortalecimento da marca do e-commerce.
Consolidação da imagem da empresa no mercado
Negócios que emitem nota fiscal transmitem para os consumidores muito mais credibilidade. Dessa forma, a imagem da empresa é fortalecida, o que colabora para a consolidação da marca no mercado e, consequentemente, a atração de novos clientes, além da fidelização dos que já compram no e-commerce.
Otimização dos processos de emissão e gestão de notas fiscais
Como já comentamos, a NFe elimina a necessidade de digitação de vários campos do documento, otimizando grande parte dos processos de emissão da nota fiscal do e-commerce. Dessa forma, os profissionais da empresa passam a dedicar menos tempo em tarefas operacionais, o que, mais uma vez, contribui para o desenvolvimento do negócio.
Legalização e segurança nas vendas
Mais do que credibilidade, emitir nota fiscal para os produtos do seu e-commerce significa mais segurança para o negócio e também para os clientes. Isso acontece porque a nota fiscal é um documento que comprova a venda de determinada mercadoria.
Essa comprovação é fundamental para garantir o registro da transação comercial, resguardando o cliente e também a empresa junto à Receita Federal. Além disso, o consumidor pode comprovar que adquiriu a mercadoria.
Redução de erros e retrabalhos
Nas rotinas operacionais manuais, é comum ocorrer erros que podem causar diversos transtornos quando o assunto é emissão de nota fiscal.
Mas, ao contar com um sistema de nota fiscal eletrônica especializado eficiente, você consegue otimizar toda a operação e ainda evitar retrabalhos.
Vale lembrar que erros recorrentes também podem ser um fator negativo quando o assunto é produtividade, além de prejudicar a gestão desses documentos.
Centralização do controle de faturamento
Com a nota fiscal eletrônica fica mais fácil fazer o controle do faturamento do seu negócio e você também pode centralizar essas informações, garantindo uma gestão muito mais efetiva, em especial, quando a empresa já possui mais de uma filial.
Além disso, fica mais fácil separar os tipos de notas fiscais (de entrada e de saída), o que melhora também a administração do fluxo de caixa da empresa.
Melhora na administração contábil
Com um controle de faturamento eficiente, também é possível contar com a melhora da administração contábil do negócio. Isso é possível porque todo o gerenciamento é feito no ambiente digital, facilitando a localização e conferência desses documentos. Como consequência, temos a melhora da gestão de todo o e-commerce.
Otimização do controle financeiro
Visualizando de forma ampla todo o capital que entra e sai da empresa por meio das notas fiscais eletrônicas, é possível ter um fluxo de caixa eficiente, o que também significa a possibilidade de se conquistar um maior controle financeiro. Dessa forma, é possível fazer as projeções mais acertadas com relação ao crescimento do negócio.
Cumprimento de obrigações acessórias
Para que a empresa tenha seu funcionamento regular, ela precisa estar em dia com a prestação de contas com o Fisco. Ao contar com a nota fiscal eletrônica para e-commerce, é possível fazer o levantamento das informações necessárias para isso.
O que deve constar na nota fiscal do e-commerce?
No documento da nota fiscal eletrônica devem constar nos dados do emissor:
- o nome do seu e-commerce
- o CNPJ
- a Inscrição Estadual
- o endereço da empresa
- descrição do serviço e
- valor total da transação comercial.
Já no campo de informações do consumidor, é preciso preencher:
- CPF ou o CNPJ do consumidor
- endereço completo
- e-mail e o telefone.
Logo, é importante incluir todas essas informações no formulário de compra. Assim, o cliente pode preencher e facilitar toda a operação de emissão da nota fiscal eletrônica.
Qual a importância de contar com a ajuda de um contador?
O empreendedorismo não é uma atividade fácil. Isso porque, além de pensar no estoque, vendas, garantir um fluxo de caixa recorrente e fazer uma gestão financeira para garantir a expansão do negócio, o gestor ainda precisa pensar nas questões tributárias, fiscais e acessórias, que requer certo nível de conhecimento.
Do contrário, pode cometer erros que podem gerar multas, colocando a sustentabilidade financeira da empresa em risco. Por isso, poder contar com a ajuda de um contador, à medida que o negócio cresce, é fundamental.
Ao contar com os serviços desses profissionais, você consegue fazer um controle efetivo das entradas e saídas da empresa de modo mais eficiente, o que garante para você a tranquilidade para poder se dedicar a outras questões, como o aumento das vendas.
Saiba como escolher um emissor de nota fiscal para o seu e-commerce
Até aqui você já deve ter percebido que contar com um sistema de emissão de nota fiscal eletrônica é fundamental para o sucesso das suas atividades, não é mesmo? Para ajudar você a escolher a melhor ferramenta, preparamos as dicas abaixo. Acompanhe!
Pesquise e compare as opções
Uma boa pesquisa na web e entre os seus concorrentes e fornecedores pode revelar ótimas opções na hora de escolher um software de emissão de nota fiscal. Acompanhar os conteúdos dos fornecedores desses sistemas ainda vai ajudar você a identificar os recursos para atender às particularidades da empresa em questão.
Conhecer o negócio profundamente e ter em mente as projeções de crescimento do e-commerce também é fundamental para encontrar as soluções mais eficientes. Para isso, é importante que você faça o mapeamento dos processos, entenda as dinâmicas de venda e produção, além de fazer uma gestão integrada de todos os recursos.
Faça a integração com sistemas já existentes
Centralizar as rotinas contábeis é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento. Isso torna a rotina mais fluida e organizada, o que torna possível contar com rotinas mais precisas e, consequentemente, produtivas.
Logo, é fundamental procurar por um emissor que consiga fazer a integração com os sistemas que já estão em funcionamento na empresa. Dessa forma, você ainda garante o correto aproveitamento dos dados coletados e armazenados, otimizando todas as tarefas que apoiam as atividades do e-commerce.
O sistema emissor de nota fiscal ainda deve ser capaz de integrar a rotina de vários setores da empresa. Isso torna possível que o negócio atue de forma mais eficiente.
Busque uma relação custo-benefício favorável
O investimento em uma nova ferramenta de emissão de nota fiscal para e-commerce pode ser significativa, a depender do tamanho do negócio, não é mesmo? É por esse motivo que é preciso estar atento às funcionalidades e levar em consideração o custo-benefício desse investimento.
Com isso, você vai conseguir identificar as soluções disponíveis no mercado, ou seja, aquelas que conseguem entregar os recursos que melhor atendam às necessidades da empresa.
Portanto, ao localizar os softwares que estejam alinhados com as necessidades do e-commerce, é possível fazer a comparação dos preços, e optar por aquele que melhor atenda às necessidades e também esteja dentro do orçamento do negócio.
Como funciona a emissão de nota fiscal para loja física?
Basicamente, o passo a passo para emissão de nota fiscal para e-commerce e loja física é o mesmo. No entanto, na maior parte dos casos, a emissão da nota fiscal realizada para estabelecimentos físicos, para transações comerciais presenciais menor a R$ 10 mil, é a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe).
Da mesma forma como acontece com a NFe, a nota do consumidor confere mais segurança à transação de compra e venda, e isso torna mais fácil os processos de troca de mercadorias ou garantia.
Outra vantagem da NFCe é que ela é concluída com maior agilidade, o que torna mais rápido o processo de vendas nos estabelecimentos comerciais físicos.
Além disso, as lojas físicas também devem abrir um CNPJ para realizar a emissão das notas fiscais, bem como estarem autorizadas junto à Secretaria da Fazenda para emitir o documento, que deve ser validado por meio de um certificado digital.
Vale lembrar que contar com um sistema de emissão de nota fiscal traz diversos benefícios, que também se estende para vários tipos de negócios, o que inclui as lojas físicas.
Sobre a Fortes Tecnologia
Somos uma empresa especialista no desenvolvimento de softwares para gestão contábil, e ainda integramos outras soluções, como gestão financeira, gestão de pessoas e transportes.
O objetivo do nosso negócio é oferecer soluções que agreguem conhecimento e grandes resultados, ao mesmo tempo em que proporcionamos uma maior produtividade, lucros e visão estratégica para as empresas que se associam a nós.
Como vimos ao longo desta leitura, a nota fiscal para e-commerce é indispensável para o correto funcionamento do negócio. Para garantir o sucesso das operações da empresa, é preciso contar com uma boa ferramenta de emissão de nota fiscal, a fim de otimizar todo o processo. Seguindo essas dicas, tudo fica muito mais fácil!
Se você gostou deste artigo sobre tudo o que você precisa saber sobre nota fiscal para e-commerce, entre em contato e conheça as nossas soluções!
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